Wenn Zahlen endlich eine Geschichte erzählen
Drei Unternehmen aus Düsseldorf und Umgebung haben den Sprung geschafft – vom reaktiven Ausgabenmanagement hin zu einer aktivitätsbasierten Budgetplanung, die tatsächlich funktioniert. Ihre Geschichten zeigen, dass es nicht um Perfektion geht. Sondern um den Mut, anders zu rechnen.
Der Weg zur aktivitätsbasierten Budgetierung
Die Ausgangslage verstehen
Sabine Brückmann leitet ein mittelständisches Logistikunternehmen in Ratingen. Ihr Problem war simpel und kompliziert zugleich: Jedes Quartal gab sie Budgets frei, ohne genau zu wissen, welche Aktivitäten dahintersteckten. Die Kostenstellen waren voll, aber die Transparenz fehlte komplett.
Erste Schritte ohne Perfektionismus
Statt eines riesigen Systemwechsels begann Sabine mit einem Pilotprojekt in der Lagerverwaltung. Sie listete einfach alle wiederkehrenden Aktivitäten auf – von Wareneingang bis Inventur – und ordnete die bestehenden Kosten zu. Keine komplexe Software am Anfang, sondern eine einfache Tabelle und gesunder Menschenverstand.
Die ersten sichtbaren Effekte
Nach vier Monaten konnte Sabine genau sagen, welche Lageraktivitäten die meisten Ressourcen verschlangen. Überraschenderweise war es nicht die Kommissionierung, sondern die Nachbearbeitung von Retouren. Mit dieser Erkenntnis passte sie Prozesse an und stellte zwei Mitarbeiter um – die Kosten sanken um 18 Prozent, ohne dass die Qualität litt.
Ausweitung auf das gesamte Unternehmen
Heute arbeitet das gesamte Unternehmen mit aktivitätsbasierter Budgetplanung. Die Finanzabteilung hat weniger Nachfragen zu klären, weil jede Abteilung ihre Kosten mit konkreten Tätigkeiten verbinden kann. Sabine sagt: „Wir diskutieren nicht mehr über abstrakte Zahlen, sondern über echte Arbeit. Das verändert alles."
Was unsere Kunden wirklich erleben
Henrik Lövenich
Geschäftsführer, Maschinenbau Neuss„Wir haben früher Budgets nach Gefühl verteilt. Seit wir mit aktivitätsbasierter Planung arbeiten, weiß ich genau, wo jedes investierte Euro hingeht. Die Umstellung hat drei Monate gedauert, aber sich schon im ersten Quartal ausgezahlt."
Annika Tessmer
CFO, IT-Dienstleister Düsseldorf„Der größte Vorteil liegt nicht in den Zahlen selbst, sondern in den Gesprächen, die wir jetzt führen. Meine Teams verstehen endlich, warum wir Budgets kürzen oder erhöhen. Das schafft Vertrauen und macht Planung zu einem gemeinsamen Prozess."
Friederike Jahn
Leiterin Controlling, Handelsunternehmen Mönchengladbach„Ich war skeptisch, ob wir das hinbekommen. Aber die schrittweise Einführung hat funktioniert. Heute haben wir eine Budgetplanung, die sich an der Realität orientiert und nicht an historischen Zahlen. Das macht meine Arbeit deutlich einfacher."
Wohin sich Budgetplanung entwickelt
Die Zukunft der Unternehmensplanung liegt nicht in noch komplexeren Systemen. Sie liegt in der Fähigkeit, Kosten direkt mit Wertschöpfung zu verknüpfen. Aktivitätsbasierte Budgetierung wird sich weiter verbreiten – nicht als theoretisches Modell, sondern als praktisches Werkzeug für Unternehmen, die verstehen wollen, wofür sie eigentlich bezahlen.
Automatisierung trifft Aktivitäten
Moderne ERP-Systeme werden aktivitätsbasierte Ansätze integrieren. Das bedeutet weniger manuelle Zuordnung und mehr Echtzeit-Analysen.
Agilität statt Jahresplanung
Unternehmen gehen weg von starren 12-Monats-Budgets. Stattdessen: flexible Quartalsplanung, die sich an tatsächlichen Aktivitäten orientiert.
Transparenz als Führungsprinzip
Wenn jeder im Unternehmen versteht, wie Kosten entstehen, treffen Teams bessere Entscheidungen. Aktivitätsbasierte Budgetierung macht Finanzplanung demokratischer.
